Seit 1.1.2006 dürfen Rechnungen nur mehr dann auf elektronischem Wege übermittelt werden, wenn sie mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen sind. Prinzipiell eine gute Sache, denn dieses Verfahren garantiert beiden Vertragsparteien, daß die Rechnung nicht unterwegs manipuliert wurde. Die Übermittlung einer unsignierten Rechnung per E-Mail und der Ausdruck dieser Rechnung berechtigt nicht mehr zum Vorsteuerabzug! Nur macht es unser Gesetzgeber den Unternehmern nicht gerade leicht, alle Vorschriften zu befolgen, um nicht bei einer USt-Prüfung vom Finanzamt die lange Nase gezeigt zu bekommen:
Einfaches ausdrucken der Rechnungen reicht nun nicht mehr, sowohl beim Ersteller als auch beim Empfänger der Rechnung. Der Gesetzgeber verlangt eine Doumentation des Signaturverfahrens sowie eine elektronische Archivierung der Daten auf Erstellerseite sowie die elektronische Archivierung der Rechnung un der Signaturprüfung auf Empfängerseite für 7 Jahre (etwa auf CD oder DVD), wie auch bei konventionellen Rechnungen. Im Falle einer Prüfung sind die Daten dem Finanzamt bereitzustellen. Alle Infos zum Thema hat die Wirtschaftskammer in einem lesenwerten PDF zusammengefasst.
Es stellt sich nun die Frage, was passiert, wenn die Daten-CDs nach einigen Jahren etwa vom Finanzamt nicht mehr gelesen werden können oder das Finanzamt mit dem Dateiformat nix anfangen kann. So wie ich die Lage einschätze, ist in einem solchen Fall der Unternehmer der Angeschmierte und darf brav Umsatzsteuern zurückzahlen oder wird deshalb behördlicherseits weiter gequält (weil er ja seiner Aufbewahrungspflicht nicht nachgekommen sei). Eine Überlegung wärte ja etwa, die Archivierung dem Finanzamt anzuhängen – einfach eine Kopie jeder E-Rechnung an den zuständigen Sachbearbeiter senden ;-)
Bei mir heisst das deshalb ab sofort: zurück in die Steinzeit. Rechnungen gibts ab sofort wieder per Post auf Papier, dann haben meine Kunden auf keinen Fall Scherereien mit dem Fiskus. Elektronische Rechnungen akzeptiere ich nicht (und diese werden daher auch nicht einbezahlt), weil ich mir die Streiterei um Dateiformate und CD-Lebensdauern bei einer Betriebsprüfung sicher nicht antun werde. Wer weiß, ob heutige Formate in 7 Jahren überhaupt noch problemlos einlesbar sein werden, noch dazu von Fiskalbeamten, die ja keine Datenrettungsspezialisten sein müssen.
Willkommen im Jahr 2006!
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Da fragt man sich, worauf sich diese Vorschriftshärte begründet, im Vergleich zu Belegen von zB Post oder Tankstelle, die aufgrund ihrer Thermopapierkonsistenz schon nach _einem_ Jahr ausgebleicht und unlesbar sind. Muss ich alle diese Belege kopieren, damit sie 7 Jahre halten? Hat hier nicht der AUSSTELLER dafür zu sorgen, dass ich als Empfänger meiner Aufbewahrungspflicht nachkommen kann?
Dem Kommentar über die Belege auf Thermokonsestenz kann ich nur zustimmen. Allerdings die Verpflichtung, daß man Rechnungen per E-Mail nur mit elektronischer Signatur versenden darf stimmt so nicht. Diese elektronische Unterschrift benötige ich nur, wenn ich Vorsteuer geltend machen möchte. Ansonsten ist der Ausdruck der Rechnung völlig ausreichen, zudem man die Ausgabe auf dem Kontoauszug nachweisen kann. Ich erstelle meine Rechnungen als pdf-Datei und verschicke sie als Anhang. Da weder ich noch meine Auftraggeber (Musikvereine) Vorsteuerabzugsberechtigt sind, benötige ich auch keine elektronische Unterschrift.